Během dne chci být produktivní. Mám k dispozici určitý čas a ve svém kalendáři si dávám úkoly a cíle, které chci splnit. Na týdenní bázi si dávám své osobní a pracovní „Velké kameny“. Velký kámen je cíl, kterého chci v daném týdnu dosáhnout, abych se přiblížil k naplnění svých plánů. Tento cíl je kategorie „důležitý“, avšak ne naléhavý z pohledu času. Je to proaktivní přístup k plnění svých plánů. Mé velké kameny pak vycházejí z mých ročních cílů. Mé roční cíle zase vycházejí z mých hodnot, osobního poslání a definovaných aktivit (projektů), které realizuji každý rok. Je to vlastně docela jednoduché. Na konci dne nebo týdne si mohu zhodnotit, jak jsem naložil se svým časem a jak se mi dařilo být produktivní.
To už ale dnes nestačí. Mohu být produktivní, ale to neznamená, že jsem také efektivní. Jaký je v tom vlastně rozdíl? Nejsem si jistý, jestli popíšu přesnou definici, s kterou se můžete setkat v odborné literatuře. Spíš popíšu mé vnímání. Produktivita v zásadě měří hodnotu výstupu (množství práce) ve vztahu k vstupům, tedy zdrojům. Efektivita klade důraz na to, aby byly výstupy co nejkvalitnější a zároveň bylo dosaženo cíle s minimálním plýtváním a využitím zdrojů. Zatímco efektivnost znamená dělat věci lépe – tedy správně volit úkoly a aktivity, které skutečně podporují cíle, přinášejí očekávané výsledky a naplňují například i firemní strategii.
Může však nastat paradox. Vícekrát jsem se setkal s tím, že plním projekty na 100 %, avšak neplním tím celkové cíle organizace. Samozřejmě, že produktivita úzce souvisí s efektivitou. Vyšší efektivita zpravidla vede k vyšší produktivitě, opačně to však neplatí – vyšší produktivita neznamená automaticky i vyšší efektivitu.
V mezinárodním prostředí jsem se několikrát setkal konstatováním, že některé národy jsou vysoce produktivní oproti našemu regionu. Ano, mohu potvrdit, že to v některých oblastech platí – produktivita práce vyjádřená finančním pohledem. To však neznamená, že byly i efektivní. Jsou národy, které pracují v průměru více než 12 hodin – jsou však také efektivní? Při jednom setkání mi moje kamarádka z Číny vyprávěla, jak byla na týdenním rozvojovém programu. Ten začal v 10 hodin dopoledne a trval do 22 hodin – tedy 12 hodin, a to bez velkých přestávek. Bylo to velmi intenzivní. Takto měli postavený program celý týden. Čas využili určitě produktivně. Nemyslím si ale, že to bylo efektivní z hlediska skutečného dopadu. Ano, je to jiná kultura, odlišné prostředí, jiné vnímání novinek a možná i jiná motivace objevovat nové oblasti a témata.
Dnešní diskuse by se měly více zaměřovat na naši efektivitu, nejen na produktivitu. Máme k dispozici spoustu nástrojů pro zlepšování procesů – využijme je také ke zvýšení efektivity. Položte si otázku: „Jste ve své práci produktivní nebo efektivní?“ Sám pro sebe si dovolím odpovídat, že jsem produktivní. Snažím se využít každou minutu i hodinu ve svém kalendáři k plnění úkolů a dosahování cílů. Nemyslím si však, že jsem efektivní – Dělám ty správné aktivity správně? – Pracuji na úkolech, které jsou mimo moji komfortní zónu? – Pracuji na těch důležitých úkolech, které nejsou naléhavé? Vycházejí mé aktivity z práce pro budoucnost nebo řeším jen operativní úkoly, které vznikají ze dne na den? Kolik svého času každý den věnuji podpoře svého týmu? Musím si přiznat, že to tak u mě ne vždy funguje. A právě v tom jsou tyto otázky tak náročné. Efektivita znamená se zaměřit na dlouhodobý rozvoj sebe, svého týmu, řešení oblasti nástupnictví apod. Pracovat na efektivitě má svůj dlouhodobý dopad. Podívejte se například na útvar údržby v organizaci. Naši údržbáři jsou opravdu produktivní – opravují, zasahují, dělají prevenci apod. Jsou však efektivní? Řeší chronické výskyty problémů, nebo jen náhodné? Kolik času se věnují účinné prevenci? Takto postavený příklad si můžete převést i do vašeho týmu. Podíváme-li se na tuto oblast z pohledu vnímání lídra, tak to může znamenat podívat se na dlouhodobě udržitelná řešení, stabilní plnění aktivit v rámci vaší strategie, naplňování a žití hodnot vaší organizace.
Až se v budoucnu budete této oblasti věnovat, zkuste se zamyslet, jestli vaše aktivity a výsledky více odrážejí produktivitu, nebo efektivitu. Už jen změna úhlu pohledu může vašemu týmu přinést novou perspektivu a inspirovat ho k novým řešením.