Jedním z klíčových principů každého produkčního systému a jeho organizace je integrace a vzájemné propojení všech jeho částí. Systém, jenž propojuje všechny prvky zlepšování a podporuje synergii napříč jednotlivými úrovněmi. Každá úspěšná organizace má svůj vlastní systém zlepšování. Rozdíl spočívá pouze v tom, do jaké míry je tento systém procesně a formálně definován. Zlepšování je nepřetržitý proces v rámci organizace, jehož cílem je zvyšování výkonnosti firemních procesů – ať už výrobních, servisních nebo administrativních.
Neustálé zlepšování je třeba chápat jako kontinuální proces, který se skládá z mnoha malých, postupných zlepšení. Pokud se však na organizaci a systém zlepšování podíváme jako celek, tak vedle sebe v organizaci probíhají dva typy aktivit. Ta první aktivita se zaměřuje na zlepšování procesů a ta druhá na dodržování změn a jejich standardizaci. Odpovědnost je rozdělena napříč všemi úrovněmi organizace – od řadových pracovníků, přes týmové vedoucí ve výrobě a střední management, až po nejvyšší vedení. Stejně jako se zaměřujeme na udržení výkonnosti na požadované úrovni, je nezbytné také neustále hledat nové metody, přístupy a technologie. V úspěšných organizacích se potřebujeme věnovat oběma oblastem a k tomu vedeme i naše pracovníky. Poměr mezi zlepšováním a udržováním by měl odpovídat struktuře organizace. Čím výše v hierarchii se nacházíme, tím větší důraz by měl být kladen na zlepšování. Je to logické – tvorba strategie a dlouhodobých plánů spadá přímo do odpovědnosti vedení organizace. Je však důležité si uvědomit, že nositeli změny jsou všichni pracovníci napříč organizací. Úspěšnost každého systému zlepšování je závislá na počtu změn a kvalitě těchto změn. Oba parametry – udržování i zlepšování – můžeme podpořit propojením tří základních úrovní zlepšování a řízených změn v organizaci. Právě zde se dostáváme k integraci systému zlepšování a k hledání synergických vazeb mezi jednotlivými úrovněmi organizace.
Nezáleží na tom, zda se na tento propojený cyklus díváme shora nebo zdola. Cílem je hledat propojení – zejména v tématech, oblastech a předmětech zlepšování. Pokud máme na první úrovni dobře definovaná projektová témata a projekty zahájíme, můžeme z jednotlivých fází těchto projektů odvozovat témata pro druhou úroveň – workshopy. Ty nám následně na třetí úrovni generují konkrétní zlepšovací návrhy. Workshop přitom nepřináší pouze samotné změny, ale také potenciální další témata pro individuální nebo týmové zlepšování.
Cílem tohoto cyklu je zapojit celou organizaci do systému zlepšování, která je v první úrovni propojena na strategii organizace. Celá organizace znamená každý jednotlivý člověk, který je její součástí. Dnes všichni pracujeme s tím, že největším potenciálem budování efektivní a konkurenceschopné organizace je lidský potenciál. V něm je ukryto know-how budoucnosti firmy, a právě na jeho základě se snažíme budovat tzv. myslící organizaci. Tato organizace spočívá hlavně v zapojení co největšího počtu pracovníků do řešení problémů a zlepšování našich firemních procesů. Zároveň chceme vytvořit systém, který umožní využít myšlenkový potenciál každého jednotlivce v organizaci a který je zároveň povede a motivuje k proaktivnímu přístupu.
Takto řízený cyklus pak přináší také velké přínosy pro celou organizaci. Každá z úrovní má jinou hodnotu úspory, je jinak složitá z pohledu komplexnosti a zároveň má jinou časovou náročnost na realizaci.
Hodnota úspory se může lišit od velikosti organizace. Můžeme však vycházet ze srovnání se špičkovými organizacemi. V jejich případě je celý tento systém schopen generovat celkové úspory očištěné o vstupní investice až na úrovni 2 tis. EUR na jednoho zaměstnance za rok. Musíme však zdůraznit, že na každou z těchto úrovní je třeba mít dobře propracovaný systém, jasně danou odpovědnost, model podpory apod.
Úroveň I. - Projekty
Tato úroveň se skládá z budování silné kompetence v oblasti řízení projektů, k níž může pomoci vybudování silné projektové kanceláře. Projektová kancelář řídí a koordinuje všechny projekty v organizaci, které jsou součástí strategických iniciativ, a zároveň stanovuje a definuje pravidla pro jejich řízení. Hlavním cílem projektové kanceláře je hlavně:
- Zajistit definici strategických projektů, které jsou součástí strategických iniciativ.
- Řídit a spravovat seznam všech projektů v organizaci.
- Tvořit a koordinovat jednotnou metodiku projektového řízení.
- Garantovat správný proces v oblasti projektového řízení.
- Podporovat plnění cílů na úrovni celé organizace formou implementace projektů.
- Vést a personálně rozvíjet projektové manažery.
- Mentorovat a koučovat sponzory projektů i ostatní klíčové členy organizace.
- Sdílet zkušenosti a výsledky projektů v organizaci apod.
Některé organizace do projektové kanceláře integrují všechny úrovně zlepšování, což je pak velkou výhodou při koordinaci témat, zdrojů a získaných znalostí.
- Zdroje projektů – Velmi důležité je zajistit trvalé doplňování Zásobníku námětů (Pipeline), ze kterých jsou následně vybírány ty klíčové k realizaci. Zásobník námětů je plněn vlastníky v souladu s jejich aktualizovanými zdroji námětů. O prioritách rozhodují také vlastníci. Zdroje projektů jsou místa, odkud se projekty generují na základě zjištění, dlouhodobých cílů, priorit realizace produkčního systému, zákaznických auditů, VSM, mapy implementace produkčního systému atd.
- Seznam projektů – Sbírejte konkrétní objektivní data o každém problému nebo procesu identifikovaném jako potenciální projekt. Seznam projektů posuzuje řídící výbor a v případě potřeby jej mění. Řídící výbor čtvrtletně reviduje seznam projektů a své priority.
- Prioritizace projektů – Abychom mohli vybrat prioritní projekty, musíme vyhodnotit projekt/aktivitu a ověřit, zda splňuje „povinná“ kritéria. Je nutné zpracovat tzv. Krycí list projektu, který musí obsahovat řadu informací potřebných k rozhodování o výběru prioritních projektů.
- Provedení & V. Revize projektu – Kromě správného vedení a řízení týmů při realizaci projektu o jeho úspěchu rozhodne i monitorování a řízení práce na projektech. Organizace mohou mít tento proces nastaveny různě. Cílem je správná podpora projektů, projektových manažerů a celých týmů.
- Uzavření – Tento krok znamená, že jsme uzavřeli projekt, a to ať už úspěšně nebo s nedostatky. Z projektu vznikl seznam ponaučení, případně jsme našli další oblasti, kde můžeme výsledky projektu uplatnit.
Úroveň II. - Workshopy
Jedním z nejvhodnějších nástrojů pro systémové řešení problémů a příležitostí je moderovaný workshop. Její výhoda je řešení problému přímo v procesu a výsledkem je i realizovaná změna. V týmu pracuje moderátor, jehož úkolem je řídit a vést diskusi, vizualizovat myšlenky, řídit proces hledání příčin problémů a hledání řešení. Existují různé typy workshopů. Preferovaným v tomto cyklu zlepšování je pětidenní workshop. Cílem workshopu je odstranit plýtvání a optimalizovat procesy v celém řetězci tvorby hodnot. Jeho průběh je zásadně velmi rychlý. Dynamika zlepšování je zajištěna orientací na řešení a výsledek, který se hned měří a realizuje. Metodika průběhu workshopu je zaměřena na takové formy plýtvání, které lze odstranit v co nejkratší době a s minimálními investicemi. Jde tedy o zvyšování efektivity a výkonnosti procesu a zároveň řešení problémů. Témata pak mohou vycházet z jednotlivých fází projektu. Právě z tohoto důvodu vnímám velký smysl v synergii celého cyklu zlepšování. Při realizaci existují základní pravidla, která je třeba respektovat:
- Tým je zodpovědný za řešení a návrhy opatření.
- Moderátor je zodpovědný za postup řešení a volbu moderačních technik.
- Každý účastník má právo představit svůj pohled na problematiku.
- Tým musí dosáhnout souhlasu k jednotlivým opatřením.
- Spolupráce je založena na ochotě poskytovat a přijímat informace.
- Každé opatření se hodnotí z hlediska potenciálu přínosů.
- Členové týmu jsou uvolněni ze svých pracovišť na dobu konání workshopu.
Tým je v tomto případě určen k řešení konkrétního problému, úkolu či tématu a má dočasný charakter. Na počátku svého působení prochází vývojem, během něhož se postupně formují týmové role. Úkolem týmu je řešit problém v rámci řetězce pracovního procesu. Celým procesem tým provází moderátor, který směřuje workshop k cíli a usnadňuje vzájemnou komunikaci. Hlavní úlohou moderátora je:
- Udržuje pozitivní přístup při hledání řešení.
- Navrhuje postup jak dospět k řešení.
- Zajišťuje dodržování dohodnutých pravidel a navozuje pocit zodpovědnosti.
- Neutralita – nesmí navrhovat řešení problému.
- Shrnuje a vizualizuje výsledky, rekapituluje dosažené dohody a pomáhá tím udržet workshop na stanovené linii.
Velmi vhodným nástrojem může být předem připravený formát, například workshopová tabule, která se v organizacích používá. Má svoji standardizovanou formu, která vede tým k dosažení výsledků.
Workshop vždy probíhá přímo v místě daného procesu, nikoli v kanceláři. Totéž platí i pro prezentaci výsledků – ať už průběžných, nebo závěrečných. Je to výborná forma, jak zapojit všechny zainteresované do řešení.
Úroveň III. - Zlepšovací návrhy
Poslední úrovní jsou individuální zlepšovací návrhy. To znamená, když pracovník sám nebo za pomoci pracovního týmu dokáže bez výrazné pomoci podat a dotáhnout svůj nápad až k úspěšné realizaci.
Zajímavé je, že při snaze dosáhnout pozitivních výsledků na této úrovni se organizace musí více než kdy dříve zaměřit na oblast motivace a práci s lidmi. Právě lidský potenciál a schopnosti zaměstnanců totiž často patří mezi nejméně využívané zdroje v organizaci. Podle různých průzkumů se využívá jen 10-20 % intelektuálního potenciálu lidí. Má-li se podnik chovat jako „živý organismus“, musí stát v centru pozornosti člověk a jeho myšlení. Kontinuální zlepšování je způsob na podporu myšlení jednotlivců a týmů. Mnozí mají totiž spoustu dobrých nápadů, nemají však dostatek odvahy, vědomostí nebo chuti své myšlenky podat a „prodat“ tak dále. Přímý nadřízený by měl v takovém případě podpořit zaměstnance při formulování nebo prezentaci jeho nápadu.
Při řešení této úrovně je třeba řešit základní podmínky pro takto postavený systém. V zásadě řešíme čtyři oblasti:
- Systém zlepšování – je o nastavení celého rámce tak, aby měl jasná pravidla, umožňoval rychlou reakci a vytvářel podmínky pro efektivní a rychlou realizaci zlepšení.
- Přístup vedení – vedení musí jít příkladem a musí vytvářet prostředí v organizaci, které otevírá časové možnosti pro organizaci zlepšovacích aktivit.
- Motivace a podpora – na úvod je třeba naše lidi naučit vidět příležitosti a systémem je motivovat k podávání nápadů.
- Angažovanost a zapojení pracovníků – úroveň angažovanosti bude roven naší časové a možná materiální investici do celého systému.
Přínos bude závislý na NAŠÍ angažovanosti
Určitě dokážeme popsat přínosy a efekty takto postaveného cyklu. Jeden z velkých přínos vidím v synergii a v propojení celého soukolí. pilířů učící se organizací. Synergií systému se dostanete od projektů k realizaci pozitivní změny.