V prostředí moderních výrobních i servisních organizací už projekty nepředstavují pouze doplňkovou aktivitu vedle každodenní operativy. Stávají se jedním z hlavních nástrojů, díky kterým organizace převádějí svou strategii do konkrétních a měřitelných výsledků. Pokud chce společnost zlepšovat bezpečnost, kvalitu, dodávky, náklady, produktivitu, zapojení zaměstnanců nebo spokojenost zákazníků, nestačí mít jen dobré nápady. Potřebuje systém, který tyto podněty zachytí, vyhodnotí, stanoví jejich priority, přemění je na projekty, přidělí jim potřebné zdroje a zajistí jejich úspěšné dokončení s prokazatelným přínosem.
Právě tuto roli plní projektová kancelář. Ta může fungovat jako samostatný tým, oddělení nebo být součástí maticové organizační struktury, kde je zajišťována prostřednictvím definovaných rolí a odpovědností. Pokud však chce organizace od samého začátku zdůraznit význam projektového řízení a dát mu odpovídající prioritu, je vhodnější vybudovat samostatný tým, který bude projektovou kancelář zastřešovat jako celek.
Projektová kancelář může být součástí útvaru odpovědného za optimalizaci procesů, Lean management a systém neustálého zlepšování. Díky tomu jsou na jednom místě řízeny strategické i operativní iniciativy, nastavována pravidla jejich řízení a koordinována jejich realizace. Její hlavní přínos spočívá v propojení strategie, každodenního řízení, zlepšovacích aktivit, projektových týmů, sponzorů projektů i vrcholového managementu do jednoho funkčního systému.
Projektová kancelář není administrativním pracovištěm, jehož úkolem je pouze shromažďovat reporty. Představuje důležitý řídicí a rozvojový prvek organizace. Pomáhá zajistit, aby se nerealizovaly všechny projekty současně, ale pouze ty, které mají pro organizaci skutečný význam. Zároveň podporuje efektivní využívání zdrojů, poskytuje projektovým manažerům metodickou, koučovací i řídicí podporu a dohlíží na to, aby výsledky projektů přispívaly k naplňování strategických cílů společnosti.
Projektová kancelář jako součást Lean organizace
Lean organizace stojí na principech eliminace plýtvání, optimalizace toku hodnot, standardizace, vizuálního řízení, zapojení zaměstnanců a neustálého zlepšování. Projektová kancelář tyto principy podporuje tím, že vybírá projekty s největším potenciálním přínosem a vytváří jednotný systém projektového řízení napříč celou organizací.
Velmi důležitým předpokladem úspěchu je dobře nastavený systém projektového řízení, jasná prioritizace projektů a jejich přímé propojení se strategickými cíli společnosti. Výběr projektů by neměl být pouhou reakcí na již definovanou strategii, ale měl by vycházet z důkladné analýzy skutečného potenciálu organizace v oblastech bezpečnosti, kvality, dodávek, nákladů, zásob i rozvoje lidí. V prostředí Lean organizace představuje projektová kancelář mechanismus, který převádí strategické iniciativy a zlepšovací témata do podoby strukturovaných projektů.
Projektová kancelář shromažďuje projektové podněty, spravuje projektové portfolio, vytváří jednotnou metodiku projektového řízení, garantuje celý proces řízení projektů a podporuje plnění podnikových KPI prostřednictvím jejich realizace. Její role však sahá mnohem dál než jen k samotnému vedení jednotlivých projektů. Vytváří prostředí, ve kterém jsou projekty pevně propojeny se strategií společnosti, průběžně vyhodnocovány a řízeny prostřednictvím jasně definovaných rozhodovacích úrovní.
Projektovou kancelář lze charakterizovat třemi základními vlastnostmi:
- Systémová – vytváří pravidla, procesy, dokumentaci, reporty a celkový model projektového řízení.
- Integrační – propojuje vedení společnosti, sponzory projektů, projektové manažery, controlling, vlastníky procesů i projektové týmy.
- Rozvojová – vede, mentoruje, koučuje a vzdělává projektové manažery i sponzory projektů.
Projektová kancelář má význam také proto, že umožňuje řídit změny a zlepšování jako ucelené projektové portfolio, nikoli jako soubor vzájemně nesouvisejících aktivit. Bez tohoto systému hrozí, že budou projekty vznikat na základě okamžitých impulsů, bez porovnání jejich přínosů, bez ověření dostupných kapacit a bez jednotného způsobu hodnocení jejich úspěšnosti.
Správně nastavená projektová kancelář pomáhá udržovat optimální počet strategických projektů, podporuje jejich včasné a úspěšné dokončení, zajišťuje efektivní alokaci zdrojů a rozvíjí projektové manažery prostřednictvím mentoringu a koučinku. Díky tomu se stává jedním z klíčových prvků výkonnosti Lean organizace.
Struktura projektové kanceláře
Mezi hlavní cíle projektové kanceláře patří definování strategických projektů, řízení projektového portfolia, tvorba jednotné metodiky projektového řízení, garance procesu řízení projektů, podpora plnění podnikových KPI, rozvoj projektových manažerů a koučink sponzorů i dalších klíčových účastníků projektů. Tyto cíle jasně ukazují, že projektová kancelář neplní pouze řídicí funkci, ale má také významnou metodickou, personální a kulturní roli.
Strukturu projektové kanceláře lze postavit na pěti základních pilířích, které společně vytvářejí ucelený systém projektového řízení.
Prvním pilířem je řízení projektového portfolia, jehož cílem je zajistit systematický sběr projektových podnětů z různých útvarů, týmů i dalších zdrojů. Impulzy mohou vycházet ze strategických iniciativ, výsledků organizace v oblasti bezpečnosti, kvality, dodávek, nákladů, zásob nebo rozvoje lidí, ale také z Gemba aktivit, interních a externích auditů či zákaznických požadavků.
Smyslem není shromáždit co nejvíce nápadů, ale vytvořit transparentní systém, ve kterém má každý podnět možnost projít stejným procesem hodnocení podle jasně stanovených kritérií. Projektová kancelář přitom zajišťuje evidenci návrhů, ověřuje jejich úplnost, posuzuje jejich přínos pro strategii společnosti a připravuje je pro další rozhodování.
Druhým pilířem je řízení projektového portfolia, které rozhoduje o tom, které projekty budou realizovány, které budou odloženy a které naopak ukončeny. Klíčovou úlohou je správná prioritizace projektů, vyvážené využití kapacit a strategické rozhodování.
Projektové portfolio by mělo poskytovat odpovědi na několik zásadních otázek:
- Které projekty nejlépe podporují strategii společnosti?
- Které přinesou největší přínos?
- Které lze realizovat s ohledem na dostupné zdroje?
- Které projekty je vhodné odložit nebo ukončit?
Významnou roli zde sehrává projektová komise nebo řídicí tým, který schvaluje nové projekty, vyhodnocuje jejich průběh a rozhoduje o zásadních změnách či eskalacích.
Třetím pilířem je projektový management, který vytváří jednotnou metodiku, pravidla a standardy pro řízení projektů. Právě jednotný přístup významně zvyšuje pravděpodobnost úspěšné realizace. Součástí metodiky je zejména definování cílů, rozsahu projektu, projektového týmu, sponzora, harmonogramu, očekávaných přínosů, rizik i klíčových milníků. Projektová kancelář současně kontroluje kvalitu projektového zadání a zajišťuje, aby všechny projekty splňovaly stanovené požadavky ještě před jejich schválením.
Během realizace projektů koordinuje jednotlivé fáze, sleduje průběh, podporuje reporting, řeší eskalace a společně s controllingem, projektovým manažerem a sponzorem vyhodnocuje dosažené výsledky.
Čtvrtým pilířem je management znalostí, jehož úkolem je uchovávat zkušenosti z dokončených projektů a zajistit jejich využití při dalších iniciativách. Každý projekt přináší cenné poznatky o tom, co fungovalo, jaké překážky se objevily a jaká řešení se osvědčila.
Projektová kancelář proto podporuje sdílení dobré praxe, interní komunikaci, vzdělávání i prezentaci úspěšných projektů. Organizuje soutěže, oceňuje nejlepší realizace a přispívá k tomu, aby se projektové řízení stalo přirozenou součástí firemní kultury.
Pátým pilířem je systém plánování a řízení, který koordinuje kapacity, zdroje a časové možnosti organizace. Sleduje vytížení projektových manažerů, členů týmů i sponzorů a pomáhá řešit konflikty vznikající při sdílení omezených zdrojů.
Projektová kancelář spravuje hlavní plán projektů, průběžně jej aktualizuje a vyhodnocuje. Ani správně vybrané projekty totiž nemohou uspět bez dostatečných kapacit, kompetentních lidí a realistického plánování.
Těchto pět pilířů vytváří uzavřený systém projektového řízení – od prvotního nápadu přes výběr a realizaci projektu až po jeho vyhodnocení a sdílení získaných zkušeností.
Projektovou kancelář vede manažer projektové kanceláře. Přestože se pro tuto pozici používají různé názvy, podstatné nejsou označení, ale odpovědnosti, pravomoci a role, kterou v organizaci zastává.
Manažer projektové kanceláře je garantem metodiky projektového řízení, koordinátorem projektového portfolia a podporou managementu při rozhodování. Jeho hlavním úkolem je zajistit, aby projektový systém fungoval nejen formálně, ale především efektivně v každodenní praxi.
Model řízení projektů v organizaci
Model řízení projektů by měl vždy vycházet z jasného propojení se strategií společnosti. Popisuje soubor pravidelně se opakujících aktivit, které společně vytvářejí funkční systém projektového řízení. Právě jejich pravidelnost je jedním z hlavních předpokladů dlouhodobého úspěchu.
Strategické cíle, výkonnostní ukazatele a identifikované příležitosti představují vstup pro vznik nových projektových témat. Ta jsou následně zařazena do seznamu projektových návrhů, kde se doplňují základní informace, jako je popis problému, cíl projektu, očekávané přínosy, dopad na klíčové ukazatele, potřebné zdroje nebo navrhovaný vlastník projektu.
Dalším krokem je výběr a prioritizace projektů. V této fázi se rozhoduje, zda se z projektového návrhu stane skutečný projekt. Hodnocení by mělo kombinovat povinná i preferenční kritéria. V praxi lze využít jednoduché rozdělení projektů na dvě skupiny:
- Musíme realizovat – projekty nezbytné pro naplnění strategie nebo splnění legislativních či zákaznických požadavků.
- Chceme realizovat – projekty s vysokým přínosem, jejichž realizace závisí na dostupných kapacitách a zdrojích.
Schválením projektu vzniká formální dohoda mezi sponzorem, projektovým manažerem, projektovým týmem a organizací. Následuje samotná realizace podle stanovené metodiky, která zahrnuje pravidelný reporting, řízení rizik, řešení eskalací i průběžné sledování přínosů.
Projekt je uzavřen teprve ve chvíli, kdy jsou vyhodnoceny jeho výsledky, potvrzeny dosažené přínosy, předána dokumentace a ověřena udržitelnost zavedených změn. Posledním krokem je zpětná vazba, díky níž se získané zkušenosti vracejí do systému řízení znalostí a přispívají k dalšímu rozvoji projektového řízení.
Projektová kancelář není pouze podporou projektového řízení. Představuje systém, který organizaci umožňuje vybírat správné projekty, efektivně využívat zdroje, rozvíjet projektové manažery a řídit změny jednotným způsobem. Její přínos spočívá především v tom, že pomáhá převádět strategické cíle do konkrétních výsledků a vytváří podmínky pro dlouhodobé zlepšování výkonnosti organizace.