Podíváme-li se na produkční systém jako na celek, tak ho musíme hned na začátku vnímat jako změnu kultury a ne jen jako „nějakou“ iniciativu, program nebo projekt. Změnit kulturu v organizaci není nic jednoduchého. Celá tato naše snaha se dá podpořit tím, že blíže lidem přiblížíme a vysvětlíme, jak celý tento systém může pozitivně ovlivňovat základní principy produkčního systému.
Každý systém v základu ovlivňuje šest oblastí, které vnímáme jako základní principy produkčního systému – bezpečnost, kvalita, dodávky, náklady, zásoby a lidé. Kolem nás vidíme organizace, které principy označují jako ústavu nebo soubor základních hodnot svého produkčního systému. Tyto principy by však měly být svou podstatou neměnné, začleněné do každého systému, a měly by být vždy předmětem důkladného posouzení. Každý produkční systém se těmito principy musí zabývat. V zásadě nezáleží na tom, co je vaším produktem, v jaké oblasti působíte, případně jak vypadá váš obchodní model.
Důležité není jen vnímat těchto šest principů, ale i jejich pořadí. Na začátku je bezpečnost, která má vždy nejvyšší prioritu. Na ničem jiném nezáleží tak jako na bezpečnosti. Následuje kvalita, zákazníci ji očekávají a pracovníci jsou hrdí, že ji mohou poskytovat. Jakmile se to povede, tak můžeme zajistit dodávku našich produktů ve stanoveném čase. Náklady a zásoby přicházejí na řadu později, což však neznamená, že by byly méně důležité. Jednoduše to je to tím, že zajištění bezpečnosti, kvality a dodávky nám poskytne způsob pro kontinuální plnění našich cílů v oblasti nákladů a zásob. Rovnoměrné řešení všech oblastí nám přinese zapojení a angažovanost lidí. Zároveň jsou lidé součástí všeho, a proto je důležité jim věnovat pozornost. Popis jednotlivých principů by měl být v souladu s vizí a zároveň hodnotami celé vaší organizace.
Při jejich popisu jsou důležité dvě oblasti:
- Definice úspěchu v této oblasti.
- Ukazatele, kterými budeme měřit tento úspěch.
Definice úspěchu popisuje odpověď na základní otázky, které je třeba si položit u každé oblasti a vyjadřují náš vztah k úspěchu, jeho charakteristice, našemu vnímání apod. Ty základní otázky jsou následující:
- Co považujeme za úspěch v dané oblasti?
- Co je to nejdůležitější, čeho potřebujeme dosáhnout?
- Jakého úspěchu si v této oblasti cení naši zákazníci, naši zaměstnanci, naši dodavatelé, majitelé a komunita, ve které působíme?
- Na jakou oblast chceme být nejvíce hrdí?
Otázek může být samozřejmě více, tyto však patří mezi základní. Pokud už známe odpovědi na sérii otázek, tak ta druhá oblast se týká způsobu měření úspěchu. Je velké množství různých ukazatelů. Vždy doporučuji, abyste vycházeli z ukazatelů, které jsou pro vás strategické, případně je již měříte a hlavně jste schopni je vyhodnocovat a následně řídit.
Přístup SQDCIP je rozšířením základního přístupu, který v rámci produkčního systému vždy řešíme. Jeho základem je SQDC – tedy bezpečnost, kvalita, dodávky a náklady.
Je na každé organizaci, jaký přístup zvolí. Aby však váš produkční systém fungoval správně a svým přístupem jste měnili i kulturu v organizaci, musíte minimálně pokrýt první čtyři oblasti.
Bezpečnost
Ano, bezpečnost je vždy na prvním místě! Vytváření bezpečného prostředí v organizaci je naší povinností. Je však důležité věnovat velkou pozornost její definici. Bezpečnost není jen o výrobě, úrazech a skoronehodách, ale také o prevenci z pohledu ergonomie, analýze rizik apod. To znamená, že bezpečnost se týká i našich lidí v administrativě. Podíváme-li se na rozsah bezpečnosti, můžeme ho chápat následovně:
- Poskytujte čisté a bezpečné pracovní prostředí všem pracovníkům i návštěvám.
- Udržujte všechna svá zařízení podle nejvyšších možných standardů.
- Bezpečnost tvoří základ vyšší produktivity a je také závazkem odpovědnosti vůči pracovníkům, jejich rodinám, zákazníkům a akcionářům
- Ochrana životního prostředí je povinností a závazkem vůči každé komunitě, ve které organizace působí.
- Uvědomte si, že bezpečnost je v konečném důsledku cestou k vytváření větší přidané hodnoty.
Ve světě existují různé přístupy k řešení bezpečnosti. Každý přístup má však jednu společnou oblast, a to prevenci. Váš závazek k bezpečnosti musí zahrnovat prevenci výskytu nehod a zároveň by měl pokrýt pracovníka, jeho pracovní prostor i životní prostředí. Neuvedli jsme to na začátku, ale součástí bezpečnosti je i ochrana životního prostředí. Z tohoto důvodu některé organizace spojují bezpečnost a životní prostředí do jedné oblasti. S tímto spojením určitě souhlasíme, protože pokud řešíme bezpečnost, měli bychom ji chápat jako celek. Můžeme to nalézt pod označením EHS (Environment, Health & Safety), což v podstatě znamená řešení životního prostředí, zdraví a bezpečnosti v organizaci. Z toho bude vycházet i vaše definice úspěchu. Tento úspěch si můžete definovat takto:
- Snížíme počet nehod a incidentů.
- Prokážeme každému pracovníkovi, dodavateli, zprostředkovateli, našim zákazníkům a návštěvníkům, že bezpečnost je pro naši organizaci klíčovou hodnotou.
- Aktivně přecházíme z reaktivního na proaktivní přístup se zaměřením na prevenci.
- Zapojujeme se všichni a vedoucí představitelé jsou příkladem, včetně managementu organizace.
- Motivujeme všechny (zaměstnance, rodiny a další), aby chápali, že bezpečnost je odpovědností nejen naší organizace a vedoucích pracovníků, ale i každého, kdo vstoupí do naší organizace.
Jestliže máme definovaný úspěch a vybrané oblasti, je třeba stanovit parametry, kterými budeme náš úspěch měřit. Z naší zkušenosti lze definovat velké množství ukazatelů. Definujte je však tak, aby alespoň dvě třetiny ukazatelů byly zaměřeny na prevenci, nikoli na důsledky. Například větší důležitost má skoronehoda než skutečná nehoda apod.
Kvalita
Kvalitu je nutné vnímat jako komplexní soubor oblastí. Tento rámec má zajistit, aby se naše produkty nebo služby vyráběly a dodávaly tak, aby splňovaly všechny požadavky zákazníka. Zahrnuje tedy množinu a soubor zásad, procesů a postupů, které celou organizaci vedou k dosažení cílů kvality. Stručně řečeno, systém jakosti integruje různé prvky, aby se zajistilo zachování kvality během celého výrobního procesu, což vede ke konzistentním a spolehlivým výsledkům.
Kvalita je obsažena ve všem, co se v organizaci děje, a máme ji popsánu v systému jakosti. Tento celý komplex většinou zahrnuje následující klíčové prvky:
- Systém řízení kvality – formalizovaný systém, který dokumentuje procesy, postupy a odpovědnosti za dosažení politik a cílů kvality. Pomáhá koordinovat a usměrňovat aktivity naší organizace tak, aby splňovala požadavky zákazníků, různé předpisy a normy a neustále zlepšovala svou efektivitu.
- Standardizace – zajišťuje, aby naše procesy a výstupy byly konzistentní a splňovaly stanovené parametry.
- Neustálé zlepšování – prvek, který musí být přítomen v každé organizaci, a to i v oblasti kvality. Neustále vyhodnocovat a zlepšovat procesy s cílem snížit plýtvání, předcházet chybám a zlepšit celkovou efektivitu je v dnešní době nezbytné.
- Uspokojování potřeb zákazníků – produkty a služby, které poskytujeme, čelí na trhu různým požadavkům. Cílem je těmto požadavkům porozumět, správně je integrovat do procesů
a pravidelně vyhodnocovat jejich dopad na trhu. Naším úkolem je sbírat zpětnou vazbu z trhu a postupně se zlepšovat a snažit se dosáhnout dokonalosti.
Na systém jakosti je třeba nahlížet jako na celek, a to i při definování našeho úspěchu. Často se s ním setkáte pod pojmem TQM – Total Quality Management. TQM můžeme chápat jako způsob uvažování
o cílech, organizaci, procesech a lidech, aby se zajistilo, že věci budou provedeny správně hned napoprvé. Tento přístup mění postoje, chování a tím i naše výsledky k lepšímu. Je důležité vnímat TQM holisticky, protože zahrnuje principy, postupy a nástroje k vytváření skutečné hodnoty pro zákazníka – tedy kvalitnější produkty a služby s optimalizovanými náklady.
Za TQM a kvalitu je odpovědný každý v organizaci. Očekávání a výhody lze shrnout do osmi oblastí:
- Zaměření na zákazníka
- Podpora a zapojení zaměstnanců
- Důraz na proces
- Integrace do celé organizace
- Strategický a systematický přístup
- Neustálé zlepšování
- Rozhodování na základě faktů
- Komunikace jako klíčová součást změny
Dodávky
Podíváme-li se společně na další prvek v pořadí, jedná se o dodávky. Dodávky našich produktů a služeb musí být realizovány ve správný čas, v potřebném množství a na správné místo. Do toho ,,správného“
můžeme zahrnout i kvalitu, balení apod. Při definici našeho úspěchu se zaměřujeme na dodávky nejen na straně zákazníků, ale také na straně našich dodavatelů, a to na základě prvního potvrzeného termínu. Tento koncept je znám také pod názvem JIT (Just-in-Time).
Tento prvek produkčního systému zahrnuje celý proces, který zajišťuje dodávku výrobků nebo služeb zákazníkovi. Zjednodušeně řečeno, řešíme celou průběžnou dobu realizace produktu nebo služby od objednávky až po dodání, což označujeme jako Lead Time (L/T). Průběžná doba se vztahuje na celý hodnotový tok tvorby výrobku nebo služby.
Cílem tohoto principu je dosahovat plnění plánu dodání našeho výrobku nebo služby zákazníkovi podle stanoveného termínu. Pokud je naší konkurenční výhodou dodací doba, naším cílem je ji nadále zkracovat a být v porovnání s konkurenty lepší. Důležité je, aby tento princip neplatil jen pro finální produkt, ale také pro dodávky náhradních dílů, záručních a pozáručních služeb apod.
Náklady a plýtvání
Každá činnost, aktivita nebo proces ve firmě generuje náklady. Mít tyto náklady pod kontrolou a efektivně je řídit má přímý dopad na cenu našich produktů. Tento princip jasně definuje, čeho chceme dosáhnout, v čem chceme být konkurenceschopní, ve kterých typech nákladů dosahujeme jedinečnosti a podobně. Náklady velmi úzce souvisí s plýtváním a s naším přístupem k procesům ve firmě.
Každý z nás již slyšel mnoho o tom, co je to plýtvání, jaké druhy plýtvání existují a proč se jím zabývat. Podle mě je plýtvání základem štíhlých procesů a bez jeho eliminace nelze žádný produkční systém úspěšně budovat.
Podstata spočívá v tom, že všichni ve firmě se musí řídit základním mottem – Poznej a eliminuj všechny formy plýtvání – skrze plýtvání poznáš přidanou hodnotu a pochopíš náklady. Každý proces, operaci nebo úkon můžeme zařadit do tří hlavních skupin:
- VA – Value Added Activity – aktivita přidávající hodnotu
- N-VA – Non Value Added Activity – aktivita nepřidávající hodnotu
- Plýtvání – osm základních druhů plýtvání
Každý se musí naučit:
- Plýtvání vidět
- Plýtvání identifikovat
- Plýtvání měřit
Tyto tři oblasti jsou podle našich zkušeností v mnoha firmách často opomíjeny. Přitom právě na tomto principu je založen celý produkční systém, ze kterého můžeme získat velkou část konkurenční výhody.
Většina manažerů i výrobních pracovníků má povědomí o sedmi, respektive osmi hlavních druzích plýtvání ve výrobě. Problém však spočívá v tom, že toto plýtvání na svém pracovišti, výrobní lince či ve své firmě často nevidíme – nebo možná někdy ani nechceme vidět.
Existuje 7+1 druhů plýtvání, které definoval Taiichi Ohno, považovaný za tvůrce Toyota Production System (TPS):
- Nadprodukce (ležáky; větší množství, než zákazník objedná)
- Čekání (chybějící materiál nebo personál, poruchy atd.)
- Zbytečná přeprava materiálu (špatně organizovaný sklad nebo zbytečné přesuny mezi pracovišti)
- Nesprávné výrobní postupy (např. nadbytečné operace, chod strojů naprázdno atd.)
- Vysoké zásoby (vázaný kapitál, skladovací plochy, ale i např. nepotřebné dokumenty)
- Zbytečné činnosti (pracovník si sám shání materiál nebo výrobní pomůcky apod.)
- Poruchy ve výrobě
Jako 8. druh plýtvání bývá uváděn nevyužitý potenciál zaměstnanců.
Zásoby
Zásoby jsou jedním z největších konzumentů kapitálu v organizaci. Naším cílem by mělo být zvyšovat rentabilitu efektivním řízením zásob, předvídat dopady strategií na jejich úroveň a minimalizovat celkové náklady spojené s materiálovými a logistickými toky.
Podle mě je hodnota zásob dobrým ukazatelem efektivnosti produkčního systému. Teorie tvrdí a praxe nám to potvrzuje, že úroveň zásob je jedním z nejlepších ukazatelů štíhlých procesů. Mnozí přirovnávají zásoby k vodě, která se nachází v jezeře. Pokud je výška hladiny vysoká, vše vypadá na první pohled ideálně. Jakmile však začneme tyto zásoby, tedy vodu, pomalu vypouštět, začnou se nám na povrch dostávat útesy a nerovnosti problémů. Jestliže někdo tvrdí, že zásoby zakrývají problémy, má pravdu. Zásoby jsou pro nás i jistou pojistkou pro případ nečekaných situací. Zásoby jsou následkem nestandardních procedur a abnormalit.
Pokud se ve vašem produkčním systému zaměříte na snižování zásob, postupně začnete řešit zástupné problémy, jako jsou úzká místa, dlouhé časy na změnu výrobního typu, velké výrobní dávky, nekvalitní výrobky, organizaci výroby, řízení dodavatelů, plánování a řízení výroby, materiálové toky, kvalitu procesů a jejich efektivitu a další. Soustředěním se na tento princip začnete odhalovat váš potenciál v procesech.
Snižování zásob vyvolává přirozený tlak na optimalizaci procesů a eliminaci všech forem plýtvání. Zásoby jsou nutné zlo, které nám však váže finanční kapitál a jsou přirozeně propojeny s principem dodávek. Tyto dva principy jsou v rozporu, což je v pořádku. Vidíte však, že v pořadí je důležitější princip dodávek, protože je blíže zákazníkovi. Existuje několik možností, kterými můžeme definovat náš úspěch z pohledu ukazatelů:
- Rozpracovanost ve dnech
- Obrátkovost zásob
- Celkové logistické náklady
- Poměr logistických nákladů k ceně výrobku a další
Lidé
Pakliže řešíme správně všechny předchozí principy, jejich vyvážené provádění nám přinese zapojení a angažovanost lidí. Znalosti a zkušenosti našich pracovníků mají přímý vliv na výsledky v jednotlivých principech, a proto je důležité jim věnovat náležitou pozornost.
Tuto oblast výrazně ovlivňují první tři úrovně každé strategie na úrovni celé organizace – mám na mysli hodnoty, poslání a vizi. Právě na této úrovni je třeba začít. Vzhledem k tomu, že naši lidé ovlivňují náš úspěch, je nutné se zaměřit na následující oblasti:
- Klíčové kompetence
- Motivaci a zapojení lidí
- Proces rozvoje lidí
- Integraci hodnot, poslání a vize do denního života organizace
- Celou organizaci a její strukturu (např. maticová struktura)
Ukazatele našeho úspěchu pak mohou zahrnovat:
- Úroveň fluktuace
- Počet zlepšovacích návrhů
- Index zapojení našich lidí
