Štíhlá administrativa je součástí celkového přístupu ke štíhlému produkčnímu systému. Produkční systém chápeme jako soubor principů, metod a nástrojů, které nám pomáhají v realizaci naší podnikatelské strategie. Nelze jej však budovat jen kolem samotné výroby nebo služby – je nutné jej zavést i v administrativě, logistice, vývoji a dalších částech organizace. Pouze správná integrace a propojení těchto oblastí může přinést efektivně fungující systém.
Štíhlá administrativa jako součást produkčního systému představuje efektivní organizaci administrativních procesů, které podporují každodenní chod podniku. Zaměřuje se na aktivity, které přímo přispívají k tvorbě přidané hodnoty pro interní i externí zákazníky, ale také na ty, jež se na ní sice přímo nepodílejí, ale zásadně ji podporují. Klíčovým prvkem jsou zde informační toky, které stojí na přesných informacích a jejich efektivním přenosu napříč organizací, což umožňuje plynulý průběh procesů a přispívá k dosažení vyšší efektivity.
Cílem štíhlé administrativy je vytvoření efektivně a stabilně fungujících procesů, které umožňují dosahovat vysokou produktivitu, požadovanou kvalitu a maximální výkon administrativních činností v daném procesním čase. Štíhlá administrativa zahrnuje všechny podnikové útvary a zohledňujeme 5 principů štíhlého myšlení:
- Hodnota pro zákazníka – daná jeho spokojeností s výstupem, za který platí dohodnutou cenu.
- Identifikace toku hodnot – aktivity, nepřidávající hodnotu zákazníkovi musí být eliminované, úlohou je odstranit maximum z nich.
- Princip toku – redukuje průběžnou dobu realizace produktu nebo služby, snižuje vázanost zásob a snaží se optimálně využít existující kapacity.
- Princip tahu – dává možnost produkovat jen takové produkty a služby, pro které existuje požadavek ze strany zákazníka.
- Snaha o perfekcionismus – využívá znalosti pracovníků pro zlepšení kvality interních procesů z hlediska jejich dlouhodobé konkurenceschopnosti.
Úspěšnost štíhlé administrativy a servisu stojí na čtyřech klíčových faktorech, na které se zaměřujeme v rámci neustálého zlepšování:
- Disponibilita – nároky procesů a činností na vstupy/výstupy jsou uspokojované v požadovaném čase, s jasně definovanými vazbami mezi procesy a činnostmi.
- Kvalita – procesy a činnosti jsou standardizované, mají přesně definovaný vstup/výstup, popsaný proces a zadaná měřitelná kritéria.
- Individualita – procesy jsou rozděleny na podprocesy (moduly), jejichž kombinací lze docílit požadovaný výstup pro zákazníka procesu.
- Náklady – čím lépe optimalizovaný proces, eliminované ztráty a měřitelnější výkon procesů a tím nižší náklady.
Každá činnost, aktivita a proces ve firmě generují náklady. Kontrola a efektivní řízení těchto nákladů mají přímý dopad na cenu našich produktů. Tento princip jasně definuje čeho chceme dosáhnout, v čem chceme být konkurenceschopní, ve kterých typech nákladů dosahujeme jedinečnosti apod. Náklady velmi úzce souvisí s plýtváním a s naším pohledem na procesy ve firmě. Většina z nás už má řadu informací o tom, co je to plýtvání, jaké druhy plýtvání známe a proč se jím zabývat. Podle mě je to základ štíhlých procesů a je to princip, bez něhož nelze žádný produkční systém budovat. Podstata je v tom, že všichni musí žít a řídit se základním mottem – Poznej a eliminuj všechny formy plýtvání – přes plýtvání rozpoznáš přidanou hodnotu a pochopíš náklady.
Každý proces, operaci nebo úkon můžeme zařadit do tří hlavních skupin:
- VA – Value Added Activity – aktivita přidávající hodnotu
- N-VA – Non Value Added Activity – aktivita nepřidávající hodnotu
- Plýtvání – základních 8 druhů plýtvání
Každý se musí naučit:
- Plýtvání vidět
- Plýtvání identifikovat
- Plýtvání měřit
Tyto tři oblasti jsou podle mě v mnoha firmách často opomíjeny. Přičemž právě na tomto principu je založen celý produkční systém a z něj můžeme získat velkou část konkurenční výhody. Většina manažerů i výrobních pracovníků má povědomí o sedmi, respektive osmi hlavních druzích plýtvání ve výrobě. Problém je v tom, že v administrativě jsou aktivity, které přidávají hodnotu hůře rozeznatelné než ve výrobním procesu. V tomto případě je důležitý pohled interního zákazníka, který definuje produkt nebo službu a od něho se pak odvíjí náš pohled na všechny činnosti.
Hlavní formy plýtvání v administrativě:
- Nadbytek informací, jejich přeprava a zpracování – víc informací než zákazník potřebuje nebo další proces, zprávy a protokoly, které nikdo nečte, zbytečné kopie, informace, které jsou v daném čase nepotřebné.
- Přeprava zbytečných informací – přenášení dokumentů k podpisu, ke kopírování, nošení šanonů atd.
- Zbytečný pohyb na pracovištích – lidé sedí ve vzdálených prostorách, hledání podkladů, nevhodný layout.
- Hledání, čekání – nespolehliví spolupracovníci, kteří neplní termíny, nedostupnost přístrojů, emaily, dopisy, čekání na odpověď nebo rozhodnutí.
- Složité postupy nebo nesprávná práce – byrokratické směrnice, zlé nastavení SW a jeho neznalost, zábava na internetu, psaní nesmyslných reportů, duplicitní zadávání informaci, přelévání dat mezi různými programy.
- Zásoby – na stolech, v odpadkových koších a počítačích, položky čekající na zpracování, nepřečtené emaily, podklady z ukončených projektů, nepotřebné databáze.
- Chyby – v papírech a v informačních systémech, nečitelné faxy, neúplné specifikace, chybná data, pravopisné chyby, nedostatečně definované úlohy.
Hlavní cíle štíhlé administrativy:
- Krátké průběžné časy zakázek
- Nízké zásoby a přehledné procesy
- Bezchybné procesy
- Vyšší efektivnost administrativních procesů
V zásadě můžeme popsat štíhlou administrativu a servis jako soubor tří základních pilířů:
Prvním pilířem je vizuální pracoviště. V tomto pilíři detekujeme plýtvání na pracovišti „prvním pohledem“. Pojem vizuální souvisí s realizací 5S a konceptu vizuálního pracoviště. Nejdřív musíme na pracovišti udělat „pořádek“ a až potom se můžeme pustit do další optimalizace. Důležité je zohlednit všechny trendy a nové požadavky, které jsou dnes aktuální a hlavně tvoří nové podmínky práce. Souvisí to s mentální hygienou práce, s použitými barvami, režimem práce, ergonomií, podmínkami pro soustředění, možnosti si odpočinout, s akustikou, s jednotlivými generacemi apod.
V druhém pilíři (zaměření se na proces) se soustředíme na všechny procesy pracoviště a hledáme způsoby, jak je optimalizovat. V tomto kroku je vhodné využít metodu Mapování toku hodnot (Value Stream Mapping), která nám vizualizuje všechny procesy, které potřebujeme pro to, abychom uspokojili požadavky zákazníka. V procesu se vždy řídíme požadavky našeho zákazníka, které jsou dané zákaznickým taktem. Nesmíme zapomenout na zákaznicko-dodavatelský princip.
Ve třetím pilíři jdeme do samotné optimalizace produktu, který poskytujeme našemu internímu nebo externímu zákazníkovi. Například pro útvar financí znamená optimalizace produktu změna obsahu reportingu pro své interní zákazníky. Ve firmách sbíráme mnoho dat, děláme různé tabulky, grafy a reporty, které mají často jen informativní charakter a v „pavučině“ informačního toku se jejich význam úplně ztrácí.
Pokud se chcete pustit do zlepšování procesů v administrativě, můžete se inspirovat následujícími doporučeními:
- Definujte si, co pro vás znamená štíhlá administrativa a jaké jsou její principy.
- Zapamatujte si, že administrativa je charakteristická duševní prací.
- Nezapomeňte na klíčový pohled zákazníka.
- Definujte si na úvod produkt jednotlivých útvarů.
- Nesnažte se bezmyšlenkovitě implementovat všechny nástroje výroby do administrativy.
- Snažte se na úvod pochopit ne jen kopírovat.
- Začněte analyzovat a měřit práci administrativních procesů.
- Naučte pracovníky plýtvání vnímat, identifikovat a měřit.
