Bez vizualizace a vizuálního managementu si dnes nelze představit fungování žádné organizace. Vizuální řízení se týká každého procesu ve společnosti. V dnešní době je jen nutné najít ty správné formy vizualizace – vizuální tabule v digitální i fyzické formě – andony, čáry na podlahách, eskalační tabule, identifikace neshod ve výrobě, Kanban apod. Podle mě je dnes klíčové najít ty správné řídicí informace, které je třeba vizualizovat. Stále tvrdím, že vizuální management a vizuální řízení má vizualizovat hlavně klíčové indikátory, tím upozorňovat na abnormality a tedy pomoci správně řídit aktivity. Naučil jsem se respektovat jedno pravidlo – každé pochopení informace a následné opatření je závislé na formě (hlavně jednoduchosti) jejího podání a způsobu vizualizace.
Situace v mnoha společnostech je však odlišná. Stále více informací se snažíme dávat do počítačů a do různých systémů. Tím pádem se pro nás stává proces jen virtuální. Častokrát zažívám, že kvalitář nebo technolog sedí ve své kanceláři a „tvoří“ práci v různých systémech. Podle mě by jejich role měla spočívat v aktivnějším zapojením do samotného pracovního procesu. Počet údajů, které zapisujeme do systémů, a to, co opravdu potřebujeme, je diametrálně odlišné. Tím nechci tvrdit, že to není potřeba. Údaj v počítači má navíc jednu nevýhodu. Za jeho zápisem často není žádná zodpovědnost. Když vizualizujete údaje přímo v procesu, a to například velmi jednoduše za pomoci fixu a tabule, tak pracovník musí rozumět tomu, co zapisuje. Nedávno jsem ve výrobě řešil nekvalitu jednoho pracoviště a na tabuli byl znázorněn graf ppm (pozn. parts per million) a nákladů na nekvalitu za poslední měsíc. Když jsem chtěl vědět, jak ty údaje vznikají a jaké položky patří do nákladů, tak nastal problém. Pak jsem dostal odpověď: „Já nevím, ten graf nám generuje systém a já ho zde mám každý měsíc dávat.“ To svědčí o tom, že s údaji nikdo nepracuje, případně pracuje velmi málo. V některých případech bývá problém také v tom, že se bojíme vizualizovat výsledky a raději o nich nikoho neinformujeme. Máme obavy, aby nám nikdo neviděl příliš detailně do procesu. Pro některé kultury je problém potenciálem ke zlepšení, kdežto u nás je problém většinou vnímán negativně a nikdo ho mít nechce.
Pokud má vše fungovat správně, tak je nutné vnímat správně cíle vizuálního řízení. Osobně bych vše shrnul do pěti bodů:
- Informovat – vizualizovaná informace by měla své okolí informovat. Úmyslně píši své okolí, protože vizuální řízení může pomoci zákazníkovi, aby pochopil proces, zaměstnancům, aby snadno identifikovali abnormalitu apod.
- Řídit – na základě informace, kterou vizualizuji, bych měl být schopen proces řídit a správně se rozhodovat. V tomto případě je velmi důležitá vizuální forma – grafy, barvy, piktogramy apod.
- Porovnávat – pro správné rozhodnutí je důležité porovnávat plánovaný a skutečný stav. Porovnáváním upozorňujeme a eskalujeme nežádoucí stav. Na druhou stranu, pokud se nám daří ukazatele plnit, tak tuto informaci můžeme s každým sdílet.
- Motivovat – správná forma vizuálního řízení by měla lidi motivovat k lepším výsledkům v daném procesu. Můžete toho docílit vhodným porovnáváním, ukazováním trendů apod.
- Učit – pokud mám nějakou abnormalitu, tak bych měl vizualizovat realizovaná opatření a příčinu, aby se tato abnormalita již nikdy nevyskytla.
Aplikovat tento princip ve výrobě není až tak složité. Nezapomínejte také na ostatní procesy a útvary ve společnosti. Například obchodní útvar může mít svou vizuální tabuli, ze které budou zřejmé cíle a jejich plnění, aktuální projekty, zpětná vazba od zákazníka, organizační struktura a další.
